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業務がスムーズ/スマートに
~従業員200名超の企業が語るカクシンクラウドの魅力~

業務がスムーズ/スマートに<br>~従業員200名超の企業が語るカクシンクラウドの魅力~
▲カクシンクラウドの導入にご協力いただいている各部署代表者の皆様            左から 田代守満さん(滞納督促課)、古木叶さん(管理事務課)、小宮健治さん(賃貸営業本部統括マネージャー)、山内萌さん(経理課)、堤美沙子さん(経理課) 黒木雄大さん(システム課)

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は熊本県の不動産会社・株式会社コスギ不動産ホールディングスでカクシンクラウドの導入に携わった小宮健治さんと、古木叶さんに話を伺いました。

整合性の取れない売上数値、複雑化する情報管理……

現在200名以上の従業員らによって、法人営業含む全8店舗で約17,000戸(※2021年1月時点)もの物件を扱うコスギ不動産ホールディングス(以下コスギ不動産)。こちらの企業では賃貸・審査・経理・契約書作成、と業務別に部門が分かれており、部署同士が連携しながら顧客の申込〜契約に至るまでをサポートしています。

データ管理を行うために以前から導入されていたのは、日報支援・来店アンケート・Web申込、とそれぞれの業務に特化した複数のクラウドツール。ただ、社内のDX化が進んでいたにも関わらず、実際の現場はあまりスマートではなかったようです。賃貸営業部門の統括である小宮さんは「とにかくデータがバラバラだった」と当時の状況を振り返ります。

小宮一番深刻だったのは、登録の抜け漏れや重複などのミスが、売上数値に影響を及ぼしていたこと。それぞれのツールに登録されている数値と、現場から口頭で上がってくる数値、そして支店からの日報で記載されている数値のすべてがぴったりと揃わず、どれが正しい数値なのかが分からない、なんてこともありました。

また複数のツールを横断することによるもうひとつの弊害は、売上を出したいのにPDCAを回しにくい、ということでした。数値の整合性が取れない以上、改善点が曖昧になるんですよね。現場へのフィードバックが難しく、頭を抱えていました。

コスギ不動産が抱えていたもう一つの課題は、紙とExcel、クラウドツールという3つのアウトプットを併用していたこと。フォーマットがバラバラであることは、営業担当者だけではなく、古木さんが所属する契約書作成チームのことも苦しませていました。

古木:弊社では営業が申込書をお客様から受け取った際、その申込書のスキャンデータをワークフローで申請します。そして保証会社へ審査を投げる際はその情報をFAXで送っていたんです。さらには上長承認が必要な箇所もあって……とにかく部署間のやりとりにおける伝達手段がバラバラでした。記入されている情報に不足や不備があれば営業に差し戻し、また一からすべての作業をやり直して、というストレスもありましたね。

また、古木さんはこれらのストレスを解消する糸口として、業務の一部をRPA化(自動化)することを検討していました。

古木:顧客データを出力さえできればRPA化は望めるのですが、あいにくデータ出力できるようなツールを契約書作成チームで使用しておらず。小宮からカクシンクラウドというツールを教えてもらい調べたところ、なんとレポート出力が可能だったんです。「これならRPA化が実現できる!」と期待したのを覚えています。

カクシンクラウド導入に向けた二人の“作戦”

▲左から お話を伺った小宮健治さん(賃貸営業本部統括マネージャー)、古木叶さん(管理事務課)

実際にコスギ不動産でカクシンクラウドの導入プロジェクトがスタートしたのは2020年の11月。実際の現場で稼働し始めたのは、2021年10月でした。まずはじめに小宮さんがカクシンクラウド導入にあたって行ったのは、現場社員へのヒアリング。各部門がどういった情報を管理していて、かつどういった機能を求めているかを整理しました。

同時に、社内稟議を通すための準備もスタート。3ヶ月ほどの準備期間を経て、スライド20枚分にも及ぶ説明資料を作成したのだとか。

小宮:カクシンクラウドを提供するウチダレックの担当者さんとも相談しながら、カクシンクラウドによって①何ができるようになるか ②システム経費が年間でどれくらい抑えられるか という2点をアピールする資料を作りました。

仕込みの甲斐あってか、稟議にかけてから2日でGOサインを獲得。反響から来店、契約書作成依頼までを包括し、賃貸仲介にまつわる業務の約8割を集約するツールとして、カクシンクラウドを導入することが決まりました。

しかし、今までさまざまなツールを使う環境だったからこそ、新たなツールに抵抗感を覚える社員は少なくなかったのでは。お二人は、社内にカクシンクラウドを浸透させるべく「さまざまな工夫を施した」と語ります。

古木今まで使っていたツールとほぼ一緒の見た目になるよう、カスタマイズをしてもらったのは大きかったです。正直さまざまな業務を横断しているぶん項目も多くて、最初は私も複雑な印象がありましたね。ただ「自分が今どのページにいるのか」が分かりやすいデザインだったからこそ、操作方法を掴んでからはだいぶスムーズになりました。

小宮:各支店の店長らが自発的にマニュアルを作成したことも影響していると思います。現場ひとりひとりがカクシンクラウドを“自分ごと化”したことで、ツールが社内へと浸透していくのを感じました。あと、実は徐々にツールを一元化することが目標だったため、それぞれの業務で使用しているツールの“使用期限”を社内に周知したんです。終わりをズバッと切ることで、現場がカクシンクラウドを使わざるを得ない状況を作り出したのは功を奏しました。ツールを形骸化させないために重要なテクニックかもしれません。

情報が“丸見え”になったことで訪れた変化

ではカクシンクラウドを導入してから、コスギ不動産の社内ではどういった変化が訪れたのでしょうか。小宮さんは「何かを確認し、まとめる業務が一切なくなった」ことに驚いた、と語ります。

小宮:カクシンクラウド導入以前からクラウドツールを中心とした業務ではあったぶん、賃貸部門では「1〜2時間も業務スピードが上がりました!」といった大きな変化は実感していません。また会社が大家族主義というのもあって、横のつながりももともと強かったと思います。

ただ、個人にしか見えなかった情報も“丸見え”になるようカスタマイズし、売上実績もホーム画面で反映したことで、業務がスムーズかつスマートになりました。具体的には、案件ごとの進捗が可視化、かつ連動できるようになったことで、該当の案件を現在どの部門が扱っているかがわかりやすくなったんです。いかに普段のルーティンワークが無駄な業務で溢れかえっていたかも、カクシンクラウドを通して痛感しましたね。

▲店舗別の売上実績も可視化されたことで、悩みのタネであった“PDCAの回しにくさ”も解決

一方で契約書作成チームは、契約書作成依頼のフローを可視化、RPA化したことで“時間の無駄”の削減に成功。古木さんはカクシンクラウドを活用することで、繁忙期にも余裕が生まれることを期待します。

古木:大きく変化したのは書類の差し戻し業務です。以前なら営業がワークフローを閲覧しない限り、書類の承認状況が確認できませんでした。カクシンクラウドでは案件のステータスが可視化され、しかも自動でメール通知も送られます。営業が差し戻しに気付きやすいので、タイムロスは以前より少なくなりました。

▲営業担当者が入力する契約書作成依頼フロー。簡単な情報入力だけで申請依頼ができ、修正箇所も分かりやすい。

古木:もうひとつの魅力は、各営業の案件数をいつでも把握でき、社内審査依頼中の案件数が可視化されたことですね。契約書をいつ・何件作成することになりそうか、という予測が立てやすくなったので「この日は忙しくなりそうだから契約書の作成作業に人を当てよう」「この日はそこまで契約書作成も無いだろうから別の業務をしよう」という人員配分のプランを立てられるようになりました。

カクシンクラウドのおかげで1件あたりに割く時間が10分くらい短縮したように思います。これからカクシンクラウドを導入した初めての繁忙期に入るので、もしかすると残業が例年より減るかも? と期待しているところです(笑)。

今後はカクシンクラウドへと一元化し、徐々に基幹システム以外のシステム経費を削減していく方針をとるコスギ不動産。小宮さんは「不動産から派生した業務でも活用できるようになること」を期待します。

小宮:弊社は現在、カクシンクラウドによって不動産業務の連携が実現した状態です。ただ仲介業の場合は“付帯商品”といって、有料インターネット提携への送客なども発生することがあるんです。なかにはウォーターサーバーの販売会社へお客様を紹介するような派生ビジネスを行う企業さんもいらっしゃいます。もちろんメーカーの申込書式に合わせる必要はありますが、カクシンクラウド上で他社との連携もできるようになると、より付帯商品のビジネスを加速させるきっかけになるかもしれません。

最後に、お二人から「カクシンクラウドがどういった悩みを抱える企業にマッチするか」というアドバイスもいただきました。

古木:やはり我々のように、来店から入居までにあらゆる部署を横断し、さまざまな人が関わるような会社におすすめしたいです。カクシンクラウドの一番の魅力は、案件の進捗をすべての人間が見れるようになること。関わる人物が多いほどマッチするのではと思います。

小宮:もちろんエンジニアを採用してsalesforce(カクシンクラウドの基盤となる営業支援ツール)を導入すれば、企業のおおよその課題はある程度クリアできるかもしれません。

ただカクシンクラウドの魅力は、不動産という業務に特化したパッケージのなかで、企業ごとのカスタマイズが効くこと。不動産業務とシステムに精通している担当者さんがサポートしてくれることも大きかったです。想像以上に可動範囲が広いという点は、実際に触らないと気づけない魅力でした。だからこそ、“管理”“部署間連携の強化”という二軸から社員満足度を向上させ、細かな業務改善をされたい企業に、実際に使っていただきたいです。

▲株式会社コスギ不動産ホールディングス 代表取締役社長 小杉 周司 様

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