第3回 カクシンクラウドEXPO2024 in 大阪 イベントレポート
2024年7月18日、ホテルモントレ大阪にて「カクシンクラウドEXPO 2024 in 大阪」を開催しました。
当日は、カクシンクラウドに関する情報提供に加え、「カクシンクラウド推進者 Awards」を開催しました。ユーザー企業を代表して、スカイポート株式会社様、青木ハウジング株式会社様、アパルトマンエージェント株式会社様、株式会社琉信ハウジング様に、各社のカクシンクラウド（CRM）導入における課題と解決策を発表いただきました。
今回、おかげさまで第3回目を迎えた「カクシンクラウドEXPO」も過去最大級の規模（20社以上60名弱）での実施となり、最も盛況な会となりました。
本レポートでは、参加できなかった皆様にもイベントの雰囲気を感じていただけるよう、当日の内容をお伝えします。
ユーザー様の声を反映し、業務に最適化されたカクシンクラウド（CRM）をつくる
まず初めに、各社でカクシンクラウドの導入支援を行う株式会社ワークデザインの木村が、カクシンクラウドの新機能および製品ビジョン、CRMを進めるための真髄について説明しました。
木村：「カクシンクラウドは、クラウドベースのCRM「セールスフォース」を基盤とした公式アプリケーションです。発売から4年が経ち、当初掲げていた「一気通貫」というコンセプトが現実のものとなってきました。ユーザー様からのフィードバックを反映し、必要な機能がすべて揃う見通しが立ってきたのです。」
「今後は、お客様がより取り組みやすいように、部分最適化も考慮した新商品「最適化パッケージ」の提供を予定しています。このパッケージは、既存のカクシンクラウドを細分化し、ユーザーのニーズに合わせて最適化したものとなります。」
なぜ「最適化パッケージ」を提供するのか。その理由は、CRM「セールスフォース」が真価を発揮するためには、業務に適合させつつ組織全体に浸透させるために、「小さく始める」のが成功の鍵となるからだと言います。
木村：「CRMは業務改革に即効性がないかもしれません。実際、セールスフォースを導入したものの利用を中止・諦めてしまう企業も多くあります。しかし、私は将来的にCRMが企業にとって不可欠なツールになると確信しています。」
「この考えに共感いただける企業様が、本日、様々な企業の事例を聞くためにお越しいただいたと思います。カクシンクラウドというツールを効果的に活用していただくためにも、ユーザー様の声をしっかりとお届けしていきたいと考えています。」
最後に、失敗から学び、着実に前進するためのヒントを得ること、そして同じ課題や状況を持つ企業同士が情報を共有し、優れた事例やノウハウを外部から効率的に獲得することが大切、と結びました。
木村：「私は成功だけが全てではないと考えています。失敗したり進捗が遅くても、着実に前進できれば十分です。むしろ、失敗から学ぶことが数多くあると信じています。3歩進んで2歩下がるができれば、着実に企業は成長していきます。」
「CRMの成功は企業様の本気度にかかっています。私はその成功率を上げるお手伝いをしていますが、実際には多くの部分がユーザー様の取り組み次第となります。だからこそ本日は、弊社でより現場に即した考え方、行動を起こされた、ユーザー様企業4社の方々にご経験をお話しいただきます。」
スカイポート株式会社 太田様（推進者Awards）
「入力めんどくさい」反対意見にも左右されない”推進者としての熱い想い”
「カクシンクラウド推進者 Awards」のトップバッターは、静岡県にあるスカイポート株式会社の太田さんです。
カクシンクラウドの検討を始めた背景には、次の2つの課題がありました。1つ目は、複数の帳票類から業績データを収集・集計する作業が非常に手間とストレスを伴うこと。2つ目は、古い情報と新しい情報が混在し、進捗管理データの信頼性が低かったこと、それを助長する「担当者の頭の中」にある情報を引き出すことでした。
太田：「数字がとっ散らかっていて、何を信用したらよいかわからない。進捗管理は誰が言っていること、どこに書いてあることが正しいかわからない。月末月初が来るたびに、耐え難い苦しさ、煩わしさを感じており、何とかしないと自分が持たないと危機感を抱いていました。」
カクシンクラウドの導入を推進するにあたり、直面した最大の障壁は「入力が面倒くさい」という反対意見との戦いだったと言えます。
太田：「多くのメンバーがいる中で、「入力が面倒だ」という声がたくさん上がります。営業にとっては数字をとることが一番の仕事であり、事務や経理の方の気持ちを理解するのは難しいものです。そうはいっても、諦めるわけにはいかないため、「数値管理を誰にも聞かない。数値ストレス軽減と時短」を目標に掲げました。」
「さらに、スタッフの入力項目を極力少なくシンプル化できないか日々検討を重ねています。完璧を求めず、スタッフが慣れてきたら次のステップへ進む「スモール＆スロー」を許容する忍耐が必要だと考えています。」
課題であった帳票類の削減は現在も進行中ですが、修繕と仲介の売上管理データが可視化されたことで、経理部門からの数字報告を待つことなく、着地予測が可能になってきたと太田さんは語ります。
太田：「帳票とカクシンクラウド、経理のデータを突合するだけで月次作業が完了するようになりました。3〜4日かかっていた作業が2〜3時間ほどに短縮できたと思います。最も大きな変化は、個人の頭の中にのみ存在していたデータ、情報がなくなってきたことです。」
「これまでの繁忙期には修繕の対応・発注漏れが数件発生していましたが、今年は1件も起こらずに乗り越えることができました。さらに、入力をめんどくさがっていた人ほど、しっかり入力しているなど、イメージと実態のギャップも見えてきて、メンバーの本質が見えることで指導や評価もしやすくなりました。」
最後に、目の前の業務に翻弄されて、あとで整理しようが永遠に訪れない・業務効率が進まないという”管理業務あるあるの課題”があるからこそ、それを根気強くCRMを通じてクリアすることで『結果、ラクになる』仕組みが作れる、と締めくくりました。
青木ハウジング株式会社 青木様（推進者Awards）
「なんとなく」を無くし、”信頼できるデータ”に基づく経営を進めるために
続いて登壇したのは、神奈川県横浜市にある青木ハウジング株式会社の青木社長です。
従業員が働きやすい環境づくりの重要性が高まっていたことと、お客様のニーズを正確に把握する必要性から、感覚に頼った経営からデータに基づく経営への転換が必要だと考え、カクシンクラウドの導入に踏み切ったとのことです。
青木：「これまでは、「なんとなく、こんな感じかな」という感覚的な経営をしていました。これは私自身の感性に基づくものであり、自分の感性が正しいと思い込んで押し付けていたのです。押し付けられた従業員は「そんなの知らない」「やってられない」と感じ、結果として離職・退職が増加していました。この経験が、いかに従業員が働きやすい環境をつくるかを意識するきっかけとなりました。」
細かい帳票の入力を促すため、営業コミッションの自動計算から始めたことが重要だったと言います。また、業界未経験の新卒社員に推進を任せたことも成功のポイントだったようです。
青木：「営業コミッションの計算は、これまでExcelのデータで行っていました。入力忘れや計算ミスにより、手当不払いなどが生じていましたが、これをカクシンクラウドに移行したことで詳細な帳票の入力が可能になり、習慣として定着しました。」
「カクシンクラウドの推進役を新卒社員4名に任せました。これにより、業界未経験の社員でも運用可能な仕組みを構築できました。さらに、バックヤードにはカクシンクラウドに精通した木村さんがいるため、不明点があればすぐに相談できる体制があります。」
社内会議から「たぶん」という言葉がなくなり、時間の無駄を省けて方針が明確になったそうです。さらに、オーナー様へデータを開示することで、新卒や新人社員も自信を持って営業活動ができるようになりました。
青木：「iPadなどを活用してお客様のニーズを積極的に聞き取りました。ニーズに基づいて社内会議で話しをできるため間違いがなく、押し付けもありません。無駄な時間も省けます。お客様が求めているものを適切に提供できるようになったと思います。」
「これまでの提案営業では、人間関係や経験、知識が重要視されていました。カクシンクラウドの導入により、顧客のニーズや必要なものを具体的に説明できるツールが加わりました。これにより、新卒者や新入社員でもデータを活用し、オーナー様へ自信を持って営業活動ができるようになったと思います。」
引き続き、より見やすい帳票、簡素なデータを重視し、赤は止まる・青は進む信号のように直感的にわかりやすいダッシュボードを目指し続けたい、とお話いただきました。
アパルトマンエージェント株式会社 越後様（推進者Awards）
「やらされ感」を払拭、現場の意見を反映させることで”当事者感”を生み出す
次に登壇したのは、大阪府吹田市に本社を構えるアパルトマンエージェント株式会社の越後さんです。
自社開発のCRMから脱却し、Salesforceのフルパッケージ版を活用していましたが、その導入責任者とシステム推進者が同時期に退職したことで、開発および運用知識が不足していたと言います。
越後：「セールスフォースは自由度が高く、その機能を100%活用できていませんでした。また、退職した担当者と少し話をしましたが、設定を確認すると、当時の担当者にしか理解できない複雑な内容になっていました。これを紐解くよりも、不動産に特化し、サポートも充実したカクシンクラウドに切り替えたほうが良いのではないかと考えました。」
カクシンクラウドの導入推進にあたり、2つの重要な考え方を大切にしたそうです。1つ目は、とにかくシンプルに、入力項目を必要最低限に抑えること。2つ目は、管理・監視目的ではなく、現場の視点で意味のあるデータが入力され、業務に活用されるように「不明点を聞きやすい環境づくり」に配慮することでした。
越後：「他社様も指摘されていましたが、データ入力がされないことが最大の失敗だと思います。そのため、必須項目を最小限に抑え、営業や現場の方々の負担を軽減するよう努めました。例えば、不明点をブラッシュアップできるようにアンケートを実施したり、すぐに質問に応えることができる窓口を設置したりしました。」
「上層部が状況を把握できることを優先し、単なる管理システムになってしまうことが嫌でした。そうなってしまうと、現場に過度な負担がかかったり、最悪の場合、意味のないその場しのぎのデータが入力されてしまいます。」
カクシンクラウドによる社内共有の一元化により、ペーパーレス化と業務効率化を実現できたと言います。さらに、営業が反響管理に物件および管理会社の情報を登録することで、申込状況や進捗状況の把握が容易になり、利用する社員さんに当事者意識が生まれたと越後さんは語ります。
越後：「以前から、セールスフォースにデータを入力していましたが、実際の引き継ぎは別のExcelファイルを作成し、印刷して現場で管理していました。カクシンクラウドの導入により、すべての情報を一気通貫で把握でき、ペーパーレス化を実現することができました。」
「これまでは、反響管理は営業が、契約管理は事務が別々に入力していました。物件が決定した後も、営業担当者がいないと物件や管理会社の情報が分からない状況でした。そこで、営業側が数字を入力するタイミングで管理会社の情報も入力するよう変更し、引き継ぎがしやすくなる仕組みを作りました。」
プラスの変化として、「想像していたことは、なんでも実現できる」という意識が現場に浸透してきたこと、現場からの意見が積極的に出るようになってきており手応えを感じていること、正解/不正解はないので、悩みすぎず一歩ずつ着実に前に進めていくことが大切である、と締めくくりました。
株式会社琉信ハウジング 山城様（推進者Awards）
顧客を中心とした仕組みで、部門間での”情報の縦割りを繋いでいく”取り組み
最後に、沖縄県那覇市に本社を構える株式会社琉信ハウジングの山城さんに登壇いただきました。
これまでは、各種問い合わせに対して、受付内容を記録した紙の書類で管理し、一定期間保存した後に廃棄していました。そのため、同じような問い合わせが来ても過去の記録を参照できず、オーナー様に最初から説明し直す必要があるなど、非常に効率が悪かったと言います。
山城：「問い合わせの過去の記録を探すのに時間がかかったり、記録にたどり着くことができず、管理担当者が日々の対応に追われる状況が続いていました。」
そこで、顧客データを起点に、日々の案件をデータベース化する計画を立てました。その際、自社の基幹システムを改修することから始めましたが、様々な課題にぶつかり、全社員が顧客案件の進捗を共有できる新たなツールを探し始めたそうです。
山城：「16年前に開発した基幹システムに、入力項目の追加や検索の利便性向上などを試みました。しかし、各支店での閲覧が不安定になったり、集計・統計は取れるものの進捗管理が難しくなったり、情報が部分的で全社に浸透できないといった問題に直面しました。」
「セールスフォースは世界で最も利用されていますが、使いこなすのは少し難しいという苦労話もよく耳にしていました。一方、キントーンも有力候補として挙がっていましたが、導入は容易なものの、内容を自社で一から構築する必要があるという点で、社内で議論を重ねていました。そんな時に、不動産特化のカクシンクラウドを知り、これなら自社の業務に合わせてカスタマイズでき、オーナー情報を通じた各部署のリレーションも図れるのではないかと考え、導入に至りました。」
現在では、カクシンクラウドを活用して、入力の習慣化や各部署の業務プロセスと履歴のデータベース構築に成功し、部署を超えて横断的に情報が見えるような仕組みに。多岐にわたる部署・業務で活用している同社では今後、オーナー様が不動産に関する様々な相談をされた際に、適切な部署がタイムリーに提案・営業できる体制を整えたいと意気込みを語られました。
山城：「出社すると、まず最初にカクシンクラウドで進捗を確認しながら、スケジュールの調整や顧客への連絡を行うよう運用しています。進捗が遅れているメンバーがいれば、適切にフォローアップします。これにより、拠点間や現場と役員・管理職間での情報共有のための電話連絡が不要となりました。」
「分譲マンションの解体は企画販売部門、新規アパート建設は設計部門、借地や家の売却は営業推進課というように、オーナー様の不動産に関する多様な相談に、即座に社内で連携・対応できる体制を目指しています。」
カクシンクラウドは、部門や支店間の情報共有や顧客の多様な要望に応えるために不可欠であり、さらにはこれからのデジタル社会と企業に必要不可欠なツールだと感じています、と締めくくりました。
各社様のダッシュボードを公開：「実体験から得られた知見」を余すことなく共有する
カクシンクラウドの活用を前提とした土台が整っており、同じ課題に取り組むユーザー様の「実体験から得られた知見」が凝縮された発表に、参加者の熱い視線が注がれていました。
また、会場では各社のノウハウが凝縮された多くのダッシュボードを展示しました。「こんなダッシュボードがあればいいなぁ」という理想を実現しているユーザー様の事例や、そこからヒントを得て持ち帰る企業様が多かったようです。今回初の試みながら、大変好評な企画となりました。
会社の仕組みを変えて、生産性を向上する「本当のDX」を目指しサポートを続けていく
最後に、カクシンクラウドを提供する株式会社ワークデザインの代表取締役、内田が登壇し、生産性を向上させる「本当のDX」についてお話しました。
様々なシステムやアプリが登場する中で、真の生産性向上につながるDXを実現するためには、業務プロセスを見直し、実質的な効果をもたらす取り組み：仕組み作りが必要だと言います。
内田：「せっかく新しいシステムを導入したのに、従来のやり方や紙でのやり取りなどが混在してしまい、二重の業務が発生、結果として業務量が増えてしまったという話をよく聞きます。」
「システム提供企業が、ツールを渡して終わりではなく、お客様をサポートをし続けていくことが重要です。そうしなければ、時代の変化に合わせて日々人も取り組みも移り変わる不動産業務の改善は難しいと思います。特にセールスフォースは仕組み作りにおいて良いツールだけに、活かしきれていないケースも多いため、私たちの会社ではできる限りユーザー様と伴走して、業務改革を一緒にご支援できるように努めたいと考えています。」
同社は、近年10%の賃上げを実現しましたが、その過程には順序がありました。まず、仕組みを変えて時間的な余裕を作り出し、その後、意識や社風が変化し、最終的に賃上げにつながったそうです。
内田：「社員からの新規プロジェクト提案を募り、1000万円の営業利益向上を目標に掲げました。『利益が◯円積み上がったら、給与を◯%上げる』という具体的な目標を社員と共有しました。」
「DXにより時間的余裕が生まれ、社員一人ひとりが会社の利益創出について深く考えられるようになりました。この仕組みの変化は意識と社風の変革をもたらし、余裕を持って仕事に取り組むことの重要性を痛感しました。」
最後に、中小企業や地方企業の成長が妨げられることのないよう、カクシンクラウドを通じて本当のDXを実現できるよう、企業様を支援し続けていきたい、という言葉で講演を締めくくりました。
内田：「売上の着地予測ができ、また、新人でも自信を持って営業ができるという話は、一昔前は大企業だけができることでした。今では、クラウドの発展や皆様の改革の成果もあり、中小企業でも十分に実現できる時代に変わってきています。」
「業務の仕組み化をベースに、生産性を向上させ、真の成果を生み出し、社員全員のモチベーションを高め、働きやすい環境を実現する—これこそが”本当のDX”です。このような真のDXを提供できるよう、全力を尽くしていきたいと考えています。」
企業や地域の垣根を越えて、ユーザー様同士が繋がる（懇親会の様子）
最後のプログラムは、ユーザー様同士がざっくばらんに交流することができる懇親会。
ユーザー様を代表し、スカイポート株式会社の齋藤社長による乾杯のご挨拶で懇親会が始まりました。
同じ円卓を囲んだ方々の、自己紹介から始まり、食事を楽しみながら各社の苦労話や成功体験など、様々な経験・エピソードが共有されていました。
懇親会の後半では、テーブルの垣根を越えた交流や情報交換が活発に行われ、企業様が直面している課題についても幅広く相談が交わされました。また、ご相談専用ブースも設けることで、ざっくばらんに日々の課題、カクシンクラウドを通じて実現したいことを相談される企業様も多くおられました。
懇親会の盛り上がりは、締めの挨拶をするのが惜しまれるほどでした。
懇親会の締めくくりとして、株式会社琉信ハウジングの城間社長から「各社の繋がりを大切にし、これからも一緒になって頑張りましょう。本当に良い企画をありがとうございました。」という心温まるご挨拶をいただきました。
ユーザーの皆様とともに、仕組みを考え進化し続ける「カクシンクラウド」
『ほんとうのDX』を目指して
カクシンクラウドは、ユーザー様とともに常に進化し続けていくツールと考えます。日々、同じ業務を行う不動産会社同士がお互いがもつ課題と解決するためのアイデアを出し合い、それを本会のようなユーザー様同士で共有し合うことで社員全員で顕在化させ、課題を解決していく。
今後も、弊社では日々現場で働くユーザー様のアイデアを「形」にするサポートと、社内での適切な運用や活用のサポートができるよう、今後も尽力していきたいと思っています。
「小手先の部分最適」「部署間の縦割れ」ではなく、CRM×不動産会社同士の良いつながりを活かして
『ほんとうのDX』を各ユーザー様が体現できるように、一緒にお手伝いできれば嬉しいです。
今回ご参加いただきました企業の皆様、お忙しい中、大阪までお越しくださり、
本当に、本当にありがとうございました。
この場をお借りして御礼申し上げます。
（記事・コメント作成：株式会社ワークデザイン 執行役員 木村 真治）
