インタビュー修繕パッケージで、管理戸数6,000戸超の修繕業務：ブラックボックス化を防止！現場、バックオフィスがサポートし合い、会社として成長し続けるために必要な管理特化プラットフォームの選び方、進め方。

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は不動産管理業に特化した事業を展開されている株式会社クルーズでカクシンクラウドの導入に携わった戸田さん（写真：中央）、山城さん（写真：右）、三浦さん（写真：左）にお話を伺いました。

株式会社クルーズは、オフィスビル、商業施設、マンションや一戸建て住宅など、幅広いカテゴリーの物件を管理しています。物件の管理に特化しており、建物の維持管理や設備管理、清掃、警備など、総合的な不動産サービスを提供している点が特徴です。ここ数年で管理戸数が大きく伸び、現状6,000戸を超えている同社。

増加する管理物件数に対応するために必要だった、修繕業務：一元管理の仕組み

戸田：カクシンクラウド利用前は、案件管理をExcel、スプレッドシートで行い、見積作成は外部の見積作成システムを利用していました。しかし、案件が増加するにつれ、これらの方法では管理が煩雑化し、特に紙に印刷して案件を管理・共有する際に、紛失のリスクや探す手間が発生するという課題が浮上していました。さらに、ここ数年で管理物件数の大幅な増加により、Excelや紙での管理が限界に達していると判断し、システム導入の検討を開始しました。

当初、案件管理や見積作成に対応したシステムを提供する複数の会社（4〜5社）からお話しを伺いましたが、どれも不動産仲介に特化したパッケージであり、弊社が必要としていた物件管理や修繕業務にフォーカスしたものではありませんでした。

そこで、自社にてシステムをカスタマイズできるツール導入の方向で検討を進めていました。しかし、0からのカスタマイズには時間がかかることや、やりたいことのごく一部しか実現できないこともあり、より最適な解決策を模索していたところ、修繕に特化したパッケージがあるとの情報を目にし、お話を伺いました。

「KAKUSHIN修繕パッケージ」は修繕管理に特化しており、管理会社の視点で作られているため、弊社が抱えていた細かい課題にも対応する機能が備わっている点、また、オーナー、物件、退去、修繕、修繕業者といった様々な情報がリレーション（横のつながり、情報の結びつき）で確認できる点も非常に魅力的に感じました。

特に、案件管理を「カンバン機能」を使ってステータスごとに一覧表示できる点などが、弊社の業務にぴったりと合致しました。点在する業務の情報を一元化し、効率的に案件管理を行うための最適な解決策として導入を決定しました。

山城：私は、修繕における入出金管理や業者請求の管理など、経理部門を担当しています。以前は、案件ごとの情報共有が不十分で、受注したものの請求を出さずに放置されていたケースもあり、修繕業務の見える化が大きな課題となっていました。カクシンクラウドを導入することで、案件をシステムに登録さえしておけば確実に社内で情報が共有され、営業部門だけではなく経理部門の目線でも、請求漏れや管理ミスを防ぐ体制を整えることができると感じ、導入したいと思いました。

実際に導入してみて、営業・経理含めた修繕業務全体の正確性と効率性が大幅に向上したと感じています。また、誰でも案件の進捗状況がリアルタイムで把握できるようになったことで、経理として事前に問題を察知し、適切な対応が取れるようになった点も重要な効果として実感しています。

三浦：情報システム部門としては、以前使用していたシステムには課題を感じていました。特に「見にくい」「使いづらい」といった点が顕著で、利用者の生産性を低下させているのではないかという懸念がありました。

また、増加する物件数に対応するためには、より効率的に情報を一元管理でき、情報データの出し入れもしやすいプラットフォームシステムの更新は喫緊の課題でした。

KAKUSHIN修繕パッケージがわかる概要ページはこちら→

案件登録と進捗管理による業務の抜け漏れを防止し、部署・チームでフォローし合える仕組みに

戸田：上長と現場ともに、案件管理機能を最も活用しています。「案件情報はすべてカクシンクラウドに漏れなく入力する」というルールを徹底的に全社員へ周知し、運用を開始しました。

このルールの浸透によって、修繕案件に関する情報が一元管理され、各部署が業務をより効率的に進められる環境が整いました。

具体的には、各部署ごとに業者様からの工事完了報告や請求が来ているか、見積りは作成済みか、オーナー様の承認は取得済みか、オーナー様に対して請求ができているか等をリアルタイムで進捗状況の確認・管理ができるようになりました。この仕組みにより、請求漏れや進捗の見落としがなくなり、業務の正確性が大幅に向上しています。

また、各部署の上長は、部下が担当する案件の進捗状況をカクシンクラウド上で簡単に確認できるようになりました。案件の進捗に応じて適切な指示を行えるようになり、管理体制も強化されました。特に、「カンバン機能」を活用して案件の進捗を一覧で見たり、ソート機能を使って案件の確認もスムーズに行われています。

山城：以前のシステムでは、案件を登録しても進捗管理ができず、案件が埋もれてしまうことが多くありました。しかし、カクシンクラウドでは案件を登録さえすれば、その後の進捗状況が可視化され、誰かがフォローできるようになりました。これにより、進行中の案件の見逃しがなくなり、業務の抜け漏れを防ぐ体制が整いました。

特に、案件が登録されていないという状況は、以前と比べてほぼなくなりました。これは、登録後の進捗もきちんと管理できることを、社員各々が大きなメリットだと感じているためではないかと考えています。進捗を見える化することで、案件の管理がよりスムーズになり、フォロー体制も強化されました。

部署を超えたコミュニケーション体制を構築。やり取りが案件に紐づきながら一元管理を実現

山城：カクシンクラウド内のコミュニケーションツール「Chatter」を修繕案件における確認事項のやり取りに活用しています。たとえば、各案件の入金確認や金額の相違が発生した際などに、Chatterを積極的に使用しています。

以前は、システム外のメールなどを使用していたため、案件を確認する際に複数のシステムを行き来し、情報を確認・探す手間がかかっていました。「Chatter」を使うことで、案件に関連するやり取りがシステム内で一元管理され、案件ごとに紐づけられるため、必要な情報や履歴を簡単に検索・確認できるようになりました。この結果、情報を探す工数が大幅に削減され、経理業務の効率化に貢献しています。

戸田：カクシンクラウドでは、業者からの見積書やシステム上で作成した各種帳票類も案件ごとに格納することができるので、今までバラバラと色々なところに点在していた情報を、案件単位でまとめて保存するようにしています。従来のやり方を変えたり新しいルールが設けられると、社内の反発や拒絶反応が起こりやすいですが、社員の皆がシステムのメリットを理解してくれて「これはやるべきだ」となってくれているのが、とても良い変化かなと思っています。

トップのIT理解とともに、推進者として現場の課題と利用による業務効率化メリットを根気強く推進し続けたことが、カクシンクラウド浸透の鍵に

戸田・山城：カクシンクラウド活用の推進が成功した背景には、トップダウンの指示と現場のニーズの一致が大きな要因として挙げられます。ITの活用は社長自らが強く推奨しており、現場も常に課題を感じていた部分があったため、導入に対する抵抗感は少なかったと感じています。カクシンクラウドのプロジェクトが正式に立ち上がり、全社が一丸となって取り組む体制が整ったことで、スムーズな導入と活用推進ができました。

さらに、カクシンクラウドを活用することで得られる具体的なメリットを全社員にしっかりと、根気強く伝え続けたことも、社内浸透の重要なポイントだったと感じています。

「従来は、案件管理や見積書の作成に従来のシステムに加えてExcelや紙を利用しており、業務を進める際に各システムや資料を頻繁に行き来する必要がありました。しかし、カクシンクラウドを導入したことで、そこに登録さえすれば、会社として、チームとして修繕業務が見える化されて、案件を完結できる仕組み（プラットフォーム）が作れたのは本当に大きかったと思います。」

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業務理解とともに同業者の視点から迅速で柔軟なサポート体制が、導入と運用改善を強く支援

戸田：カクシンクラウドは不動産会社が開発、サポートしてくださるという点が、本当に助かりました。管理業務の細かい部分まで分かっているサポートの方と話せるので、我々の要望や課題をすぐに理解していただけるんです。導入から実装、改善策を回す際に話がとにかく早く、ありがたかったですね。

三浦：パッケージ化されたシステムでも、もちろん自社の運用との差は多少あります。そういったカスタマイズが必要な部分に関しても、柔軟にスピーディーに対応してもらえているので、助かっています。

山城：経理部門としては、修繕案件のデータをそのまま会計データに繋げたいというニーズがありました。そのため、最終的に揃えておくべき情報や、必要なレポートの作成（CSV作成の土台）についてサポート担当の方からアドバイスをいただきました。管理業務に関しても的確な助言をいただいて、フローの見直しを進めることができました。

カクシンクラウドとともに進める今後の展望、導入すべき企業とは？

戸田：ペーパーレス化をもっと進めたいですね。社内外で電子承認ができるようにしたいと考えています。紙ベースの承認フローは手間がかかるので、できればすべて電子承認で完結できるように現在、下準備を進めています。これが実現すれば、社内の業務効率も更に向上するはずです。

山城：紙のやり取りが減れば、承認や確認にかかる時間も短縮できると思います。社外とのやり取りも含めて、電子承認で進められるようになれば、手続きがもっとスムーズになると思います。

三浦：カクシンクラウドが基幹システムになるようなイメージで進めていきたいと考えています。まだ、各部署ごとに、修繕以外でも管理表やデータが散らばっているところがあるので、それをカクシンクラウドに集約して、データの一元管理を進めていきたいと考えています。

戸田：カクシンクラウドは、人海戦術で物件管理を行っている企業に特にお勧めです。現在は業務が回っているように見えても、管理戸数が増加すると必ず限界が訪れるのではと感じます。物件数が増えて対応が追いつかなくなると、業務が停滞し導入どころの話ではなくなるので、早い段階から検討されると良いのではと思っています。

山城：将来的な業務の安定に繋がるため、現状、課題をかかえている会社に限らず、案件管理や業務の見える化ができているか確認してみるとよいかもしれません。目安として100件程度の修繕案件から導入を検討すると移行もスムーズにできると思います。