インタビュー県内7拠点を跨いだリレーションを実現し、情報の属人化回避。入力を習慣化し、情報を強みに変える工夫。

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は沖縄県の総合不動産会社である、株式会社琉信ハウジング様の事例をご紹介します。カクシンクラウドの導入に携わった山城さん（写真：左端）、大湾さん（写真：右端）、城間社長（写真：中央）にお話を伺いました。

ITを活用したデータベース化を実現するも、「リアルタイムの共有」、「データの可視化」に課題を感じていた

沖縄県の総合不動産会社として、主に賃貸管理、マンション管理、売買仲介、借地管理、分譲マンションの販売などを行っており、県内で1万を越える物件を扱っている同社。 本店の他に支店は6拠点あり、様々な情報の管理と共有が困難だったそうです。

山城：賃貸管理では元々、お客様からの各種要望、修繕、苦情の声などを電話で受け付け、紙に記録して対応をしていました。対応が完了すると、その紙は一定期間保存後に処分していました。このやり方では、記憶頼りになり、過去の対応履歴や累計件数が正確に把握できません。また、そのため業務改善に向けたフィードバックができないということが起きていました。

こういった状況を課題に感じ、2022年に必要な情報、履歴をすべてデータベース化するために基幹システム上での入力を開始しました。案件に関する情報が蓄積されていき、案件対応の進捗管理などもシステム上でできるようになってきました。

しかし、20名以上の拠点を跨いだ賃貸管理のメンバーが同時に使う場合など、リアルタイムに情報の編集をすることができず、基幹システムの限界を感じ、この点を解消したいと考えていました。

大湾：賃貸仲介においても、元々は売上管理を各メンバーがそれぞれ紙でしており、個人の売り上げに関する情報がほとんど共有されていない状況でした。管理の仕方も個人任せなところがあったため表計算ソフトに変更していきましたが、全体売上以外の進捗状況を把握するのが難しい状態でした。 そのため、データを見たい形に集約したり、進捗の把握を視覚的にして誰でも把握できるようにということが難しいという現状・課題がありました。

データの可視化、進捗確認のしやすさの観点で、リレーション（結びつき）の強いカクシンクラウドを導入

山城：現在の代表である城間が、「ITを活用した業務の効率的管理」を進める方針を打ち出したことや、不動産取引の電子契約が解禁されたことで、やりたかった社内のIT化を一気に進めることができました。その流れの中で、賃貸管理の面でCRMツールを検討することになりました。

よく広告で見て知っているサービスも複数検討しました。Salesforceも知ってはいましたが難しそうかなという印象がありました。その中で、Salesforceを基盤としたカクシンクラウドを知り、担当者さんに「他社製品」との違いを質問した際に、「リレーション（ツール間、情報の結びつき）」ができると言っていただいたのは、なるほどと思い、興味が湧きました。

県内ユーザーさんの利用状況を実際に見せてもらう機会を作り、自分たちが求めていることが簡単にできそうだというイメージを具体的に持つことができました。たとえば、「カンバン表示」という機能では案件の進捗を一覧で見ることができます。

カンバン上で重要な項目の確認を、弊社代表のアイデアで色などを使って、進捗度合いを視覚的に表現することができるのも大きかったですね。 文字や数字だけでなく、視覚的に直感で把握できることは大きな魅力の一つだと思っています。

日報を開始したことでデータの蓄積だけでなく、日々進捗を確認：「入力の習慣化」が生まれた

大湾：カクシンクラウドを導入してからは、今まで管理していた売上の数字だけでなく、契約率や申込率も確認できるようにしました。これまでブラックボックスになっていた売上の根拠を正確に分析できるようになり、日々の指導や今後の新入社員教育にもつなげられるようにしています。

運用面で変更した点は、これまで発生ベースだった売上データの入力を日報にしたことです。日報にすることで、たとえゼロでもデータを確認・入力するために日々ログインし、更新することを徹底してもらい、現在はすっかり浸透しています。

毎日、出社したらカクシンクラウドを開く「習慣化」が生まれたので、日々データを見ることができ、進捗をより意識できるようになったのは良い変化でした。進捗確認の頻度が低いと、達成のための修正などができないからです。現在は、以前と比較して各々の数字や達成に対する意識が強くなったと実感しています。

山城：日報を進めるにあたり、入力する負担よりもメリットが大きくなる様、気を付けました。まずは、支店を跨いでも問合せの区分だったり、進捗状況が把握できるようにはしたいなと考えていました。その上で、できる限り入力項目を絞り、プルダウンで選択できる項目も作って手入力を減らしたりするなど、工夫しながら進めていきましたね。

シンプルかつ柔軟性が高く、これまでのフローやデータを活かした業務効率化ができた

山城：カクシンクラウドでは、これまで活用していた基幹システム上にある情報を活かしつつ、そこにはない自社にとって必要な情報を簡単に追加・活用することができます。

当社ならではの業務フロー、データの在り方を加味した上で柔軟にカスタマイズできることに加え、レスポンスの速さ含めたサポートも充実しているのかなと思います。担当者さんからも「いきなり全部はできないけど、現場の浸透度合いに合わせて活用の幅を少しずつ広げていきましょう」こういった具体的なアドバイスをもらえるのもありがたいです。

当初は賃貸管理では問合せ全般の案件進捗管理ができればと考えていたのですが、現在では管理物件の解約から修繕までの案件進捗管理と退去立会の日程管理に加えて、マンション管理においても問合せ全般の案件進捗管理と、各管理組合ごとの総会、理事会、臨時総会といった日程、進捗管理も稼働開始を開始する予定です。

退去についてはカクシンクラウドの稼働を開始したことで、これまでの解約フォームで受付→管理シートへの入力といった各工数が削減されるので、効率化がより進むと感じています。

情報共有が拠点間でスムーズになり、導入に伴う効率化により時間も生まれてきているので、今後はオーナーカルテを作成し、オーナー様情報の一元管理、活動・訪問履歴の蓄積、そこから提案に繋げられるようにしていきたいと考えています。

大湾：賃貸仲介において、以前まではマネジメント層は社内会議のために、日々現場に声をかけながらデータを集計して時間をかけ会議資料を作っていました。今ではカクシンクラウドを通じて日報管理、売上管理・集計、案件進捗管理を日々活用し習慣化もできているので、気づいたら、もう会議資料ができてしまっています。この4月から会議資料も紙からカクシンクラウドに変えたことで、以前より細かくデータを確認、すぐ出せるようになりました。

また、契約や申込に関するデータを自由に入力・保存できる「箱」として運用できたのも大きいです。この繁忙期で契約者様に関する関連情報から、検索によりすぐ見つかり効率的に仕事を進められた場面もあり、その効果を実感しています。 今後は、ダッシュボード、レポート画面のレイアウトをより分かりやすく、1ページで把握できるように最適化を進めていきたいと思っています。

データの共有、リレーション（結びつき）が組織を強くする

山城・大湾：店舗や拠点が多かったり、組織内の情報・進捗共有を促進したいと考えている企業には、まずカクシンクラウドの活用事例を見てもらい検討してもらいたいです。

そして、実際に売上などの数字の把握、案件の情報共有に課題を感じておられるのであれば、ぜひ導入されることをおすすめします。

見やすく整理されたデータを拠点関係なく共有すると、そこから次のアクションにつながる話ができると思っています。

会社・組織としてのリレーション（結びつき）を意識し、日々の入力を習慣化させることでデータの属人化を回避する事ができれば、急な引き継ぎなどにも簡単に対応できるため、健全な在り方だと実感しています。

【代表取締役　城間社長のコメント（一部抜粋）】

▼どういったポイントがカクシンクラウドを選ぶ決め手になりましたでしょうか？

城間社長：最初は、別のシステムも検討したが、システム構築に自由度がある反面、構築するのは、当社の担当または外部委託の必要があり、構築に時間がかかる事、構築後のメンテナンスを考えると厳しいと思った。(特に構築後、その社員を簡単に転勤させられない事や退職されるリスクを考えると外部委託しかない。)

構築に関して、外部委託も検討したが、一から考えないといけないので、更に時間がかかると判断。その点、カクシンクラウドは、同業者が似たような課題をすでにある程度解決しているシステムなので、安心感があった。

実際に他社の導入システムを見る機会があり、直感的に使い勝手が良いと感じたし、変更の自由度もかなりあると感じた。最終的に、検討していた別システムはそれぞれが、有機的につながらないとのアドバイスもあり、当初の課題が解決でき、導入に時間を要せず、サポート体制が安心なカクシンクラウドに決定した。

▼城間社長が考えておられるカクシンクラウドの活用イメージについて、ご教示ください。 また、カクシンクラウドを通じて、今後どのような分野・場面で活用・情報を活かしていきたいかもご教示いただけますと幸いです。

城間社長：賃貸管理部門だけでなく、マンション管理部門やアパート仕入れ営業部門マンション販売や戸建て住宅販売の見込み顧客の進捗管理、不動産の売買仲介部門の進捗管理にも活用を広げていきたい。それぞれで登場する顧客が将来的に一元的につながり、各部門で共有できるようにしたい。更に各部門会議はカクシンクラウドを活用して実施していきたい。

管理している物件の情報をカクシンクラウド内で整理蓄積し、管理担当が、外出先でスマートフォンから物件情報の閲覧ができるようにし、お客様とのやりとりがスムーズに入力できる体制ができるようにしていきたい。

今後、オーナー情報整備をする際に、オーナーから相続や事業承継等に関する事項をヒヤリングしていき、様々な提案をする中で、例えばアパート不動産の売買とその後の管理にしっかりと絡める体制を整備していきたい。

いずれにしても、本システムを活かすかそうでないかも、進捗や交渉のやりとりをしっかりと入力するのが生命線である。しっかりと情報が蓄積できる体制構築が最も重要。やらされ感から、自らのメモ帳の代わりとして、活用することを習慣化して、これだけで行動管理するような仕組みを醸成していきたい。