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新潟県・ドアーズがカクシンクラウドで見出した「不動産DXの道筋」

新潟県・ドアーズがカクシンクラウドで見出した「不動産DXの道筋」

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は新潟県の不動産会社・ドアーズ株式会社でカクシンクラウド導入を行なった執行役員 賃貸部門統括部長・菊地 大祐さんに、お話を伺いました。

データ抽出に2〜3日かかる基幹システム――不自由さを脱却するための導入

ドアーズがカクシンクラウドの導入を始めたのは昨年(2020年)の9月頃。実はその時点で、ドアーズでは複数の管理ツールを業務ごとに導入していました。

菊地:既に15〜20年ほど不動産専門の基幹システムを使って、顧客情報などを管理していたんです。ただデータ抽出の自由度が低く「こういった属性のお客様が今までにどれくらい来店されたのか」といった情報を容易に出せなくて……。システム会社に依頼し、2〜3日程度の時間をかけデータを出していただく、といった仕組みがすごく億劫でした。

また複数のツールを横断して管理することも、業務を管理するうえではネックになっていた、と菊地さん。

菊地:家賃の催促や集金業務、お客様の情報管理など、業務ごとに別のツールを運用していたんです。それぞれの業務が細切れになっていて、管理のしにくさが課題でした。

その点、カクシンクラウドは一つのツールの中で、さまざまな業務に関連する情報を網羅できる。かつデータ抽出の自由度が高いです。なるべく基幹システムの他に社内で使うツールを最小限にしたい、と考えていた我々にとってピッタリだったんですよね。

他の製品もいくつか検討していたのですが、カクシンクラウドの管理画面が一番シンプル。かつ値段も他社製品と比較した時にコストパフォーマンスが良かったので、導入に至りました。

社員の「カクシンクラウドで実現できませんか?」が現場の意識を変えた

現在ドアーズでは、賃貸の接客や関連業務を担う8名のスタッフがカクシンクラウドを運用しています。顧客管理やCRM機能、お客様が来店した時のアンケート機能など、一連の接客手続きの際にカクシンクラウドを活用。菊地さんは実際に導入してから「業務進捗」が可視化されたことのメリットを感じたそうです。

菊地:来店から申し込み、入居の手続きまでの情報を一本化することで、弊社の課題の一つだった“情報のダブリ”が大幅に削減されました。今までの業務であればあちこちのシートや管理ツールを閲覧しながら、スタッフが進捗を記入していたんです。そういった煩雑な作業が解消されてきていることを実感しています。

今でこそ「カクシンクラウドをガンガン使っている状態です!」と菊地さん。しかしカクシンクラウドが社内に浸透するまでには、越えなければならないハードルもありました。

菊地:既存の基幹システムの使用期間が長いものですから、そこに慣れてしまっている社員が非常に多かったんです。しかもシステムに合わせて業務を組み立てていることもあり「今のままでいいのに、なぜわざわざ導入するんだ……」という雰囲気は感じられましたね。

ただ、走り始めてからは予想より短い期間で浸透していった気がします。スムーズな導入とまではいかなかったのですが、もともと石橋を叩いて渡るような社員が多いぶん、時間はかかると思ってました(笑)。

導入後、最初の2〜3ヶ月で各々のスタッフが試行錯誤しながら活用し、半年後にはカクシンクラウドを基軸とした業務へと移行。本来ならもっと時間がかかりそうなところを「思ったより早く」現場への浸透を可能にした要因はなんだったのでしょうか。

菊地:一番は、直感的でわかりやすい管理画面だったことだと思います。情報登録の手間が軽減されている、という実感を得られやすいし、何より情報が“見える化”されたことで、スタッフ同士で情報共有ができている、ということを体感できるんです。それが非常に大きかったのではと。

一方で、現場スタッフたちが「積極的にカクシンクラウドに興味を持った明確なきっかけがある」とも菊地さん。ワークデザインの担当者と共同で開催した“対面での社内講習会”から、社内の雰囲気が変化しました。

菊地:実はレクチャーを受けた後、現場社員から「カクシンクラウドでこういうことができないか」という相談が私のもとに入ってきたんです。具体的には、紙の依頼書をもとに契約に必要な各種書類を準備するという従来の方法を、自動送信メールによる依頼に変えられないか、という依頼でした。

そこでワークデザインの担当者さんと相談し、お客様の手続きから契約書の作成まで進んだ際、パートさんに契約書準備依頼のメールが自動的に飛ぶようにカスタマイズしていただきました。

▲現場社員の要望によって実装された「契約書準備依頼」の画面。登録すると、準備する書類の種類や作成期限の記載されたメールが担当者の元へ届く。

このカスタマイズを機に「カクシンクラウドでこんなことも出来るのでは」というアイディアが、次々と現場から出てくるようになりました。

菊地:現場が前のめりになったのを実感しています。賃貸課のスタッフも「こんなこと出来るんですね!」って驚いていましたね。もともとワークデザインの担当者さんから「自由度は高いですよ」とお聞きしてましたが、予想以上でした。

同時に、その頃から各々の社員が「徐々に業務をシンプルにしていこう」という頭にシフトチェンジしていった印象もあります。紙でやりとりしていた業務をまずはメールやチャットツールでのやりとりに変えていこう、という動きも生まれたんです。以前は考えられないことでした!

今まで慣れていたアナログ処理から抜け出すのは時間がかかると思っていたので、この変化も予想外。カクシンクラウドをきっかけに、徐々に現場へ新しい考え方が浸透しているのを、日々感じています。

カクシンクラウドを通じ、業務改善のプランが描けるようになった

業務の“無駄”が徐々に整理されていくきっかけになったカクシンクラウド。現在ドアーズでは打ち合わせや会議の時間のほか、残業時間も削減されているそうです。

菊地:普段からカクシンクラウドで自動的に情報共有がなされているからこそ、わざわざ対面で共有すべき情報、というのがボリュームダウンした実感があり、無駄な打ち合わせはだいぶ減っています。誰かが紙の資料を作成し、共有したうえで始まるような会議をする必要がなくなり、代わりに「カクシンクラウドのここを見てください」というシンプルな報告形態にシフトしました。

また、紙や既存の基幹システムを中心に運用していた時は「承認担当者が帰ってこないから次の作業に移れない!」なんてこともあったんです。一方で外出している社員も、夕方の帰社後にデスクに積んである紙を確認し、作業に当たるような状況。そういった業務負荷が、ここ1年でカクシンクラウドによって削減されました。今では全員がほぼ定時に上がれている状況です。

今後は店舗での対応だけではなく、Web申し込みやSNSでの追客、電子署名など、オンライン上での接客にも活用してみたい、と菊地さん。今後、カクシンクラウドの活用を通し期待することは?

菊地:今、カクシンクラウドでは弊社のもつお部屋探しの情報やお客様の情報だけを管理しています。情報を好きな形で自由に取り出せる、というのがすごく気に入っているところ。そのうちオーナー様のもつ情報なども反映され、カクシンクラウドという「箱」の中に一本化したいです。何も考えずに一つのツールから情報を抽出できるようになれば、効率化も進むと思います。

もしカクシンクラウドを他社にオススメするなら、最近耳にする“不動産DX”を現場にちゃんと落とし込みたい、という企業に紹介したいですね。実は弊社もそうだったのですが、いざ不動産DXを実践しようとしても、どこからどう手をつければいいのかが分からないんです。様々な製品を検討するなかで、迷宮入りしていく感覚はありました。

ただ弊社の場合、今使っている各々のシステムの相関図を整理し、ウチダレックさんに相談したことで、思考がクリアになっていきました。それをきっかけに不動産DXの道筋がわかった、というのは大きいです。

今ではおかげさまでカクシンクラウドを通じ、会社全体の業務の見直しや改善へのプランが描けるようになっています。システムの変更をきっかけに良い方向に変わっていったのを実感しているからこそ、同じ悩みを抱えている企業さんに勧めたいです。

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