インタビュー学生スタッフも巻き込んだ業務効率化の仕組み！生協だからこその課題に向き合い、解決できる『新たなITツール』の選択肢。

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は、島根大学生活協同組合の住まい事業部でカクシンクラウドの導入に携わった、小椋さん（写真：左）、濵野店長（写真：中央）、学生スタッフとして利用している田口さん（写真：右）にお話を伺いました。

島根大学生協の住まい事業部では、島根大学の学生・教職員に向けた住宅の賃貸斡旋、また物件の管理などを行っています。 繁忙期を迎える毎年12月から3月に学生のサポートスタッフが増え、学生目線で物件の魅力を伝えたり、物件に限らず新入生の相談に乗ることができることが特徴です。

これまで紙や記憶にしかなく、属人化していた様々な情報。これらのデータベース化と、簡単にアクセス・共有できる仕組みを作りたかった

濵野：CRMツールを探し始めたきっかけの一つは、これまで務めてくれていたベテラン職員の退職が決まったためです。「この大家様の対応はこういうことに気を付ける」など、その方の頭の中にしかない情報がたくさんありました。また、これまでは大家様と物件の情報が様々なファイルにまたがって存在している状況であったため、誰に任せてもどの情報がどこにあるか分かり、簡単にアクセス、共有可能な仕組みにしないと引継ぎが難しいと感じていました。

小椋：これまで、紙で様々な情報を管理したり、記録していたことを課題と認識していました。たとえば退去の際は、「いつ立ち会い、修繕に入り、どこの業者様が対応されるのか」といった情報も全て紙でした。また、情報を管理するために必要なツールがカレンダーや表計算ソフト、ノートなど、アナログな手段でバラバラに点在していたことも課題だと感じていました。

カクシンクラウドは、大学生協『特有』の業務に合わせてシステムを構築、カスタマイズできる魅力がある

小椋：現在使用している基幹システムは、複数の大学生協で利用されているため、一部分では島根大学生協の業務に合わせた使い方が難しいことがありました。そこを、カクシンクラウドでは、我々の業務に合わせてシステムを最適化、カスタマイズできる点が非常に魅力的だと感じました。

たとえば、既存の基幹システムでは賃貸申込の進捗管理をする機能が備わっておらず、各種帳票や、紙の申込書をクリップボードに挟むといったアナログな運用をせざるを得ませんでした。

また、島根大学生協では、「合格前予約」という仕組みを設けており、合否の発表次第で申込を正式に受け付けるか否かを決めるための管理も必要となります。こちらに関しても、基幹システムでは、必要な情報が載った名簿を出力できる状態でなかったため、カクシンクラウド上で設定することで物件やその大家様などの各種情報が連動し進捗管理を行うことができます。スムーズな対応を行うことができれば、結果として顧客満足度向上にもつながるのではないかと考えました。

カクシンクラウドは、基幹システムを活用しながらでも、大学生協だからこその業務フローの中にシステムを落とし込め、運用していけるのも魅力の一つだと思っています。

トライアル環境で具体的な導入のイメージや業務削減量を想定し、学生スタッフが協力しあい「皆でできる」体制作りを実現

濱野：カスタマイズや設定をカクシンクラウドのトライアル環境で確認させていただきました。その中で、具体的にどのような運用に変わり、どの程度の業務削減になるかということが運用前から確認することができました。

小椋：普段業務をするメンバーとも、「この業務をカクシンクラウドでしたら1件あたりだいたい5分削減できるね。それが400件だと30時間以上削減できるね」「それで浮いた分、この業務ができるよね」といった相談をしながら、導入した場合の効果イメージを皆で持つことができました。

また、導入後は、サポート担当の方と密に連絡を取らせていただきました。カクシンクラウドをどう既存の業務に落とし込むか悩んでいたときも、相談させていただいたり、ポジティブなお返事をいただくことが多く、心強かったです。少し複雑性の高い設定などについては連携を取りながら、設計を進めることができましたのも大きかったです。

田口：導入前からトライアル環境を見ていたことで業務効率化に繋がったり、組織としてのメリットが大きいということも認識できていました。導入後はデジタル関係に抵抗感のある学生スタッフもいましたが、マニュアルを共有したり、他の学生スタッフとも協力しながら直接レクチャーしたことで最終的には皆ができる体制にできたのは良かったなと思います。

多くの学生スタッフがいても、リアルタイムに情報の編集や共有ができ、業務効率化を現場が実感

田口：これまでの鍵受け渡しの進捗管理では、だれがいつ受け取るか確認しその進捗を、表計算ソフトを活用して毎日更新していました。ただ、リアルタイムの同時編集などに限界があり、全員に情報共有をするため、日々紙を印刷して掲示していました。カクシンクラウドによってリアルタイムで情報を更新、共有が可能となり業務がスムーズになったという感想を他の学生スタッフから多くもらいました。

小椋：新入生の賃貸の「合格前予約」については、合格発表の1ヶ月以上前から複数の帳票と紙を活用しながら管理・運用し、合格の発表を電話で受け付けていました。ただ、同時にたくさんの情報を更新することがこれまでの運用では難しい部分がありました。カクシンクラウドに移行してからは、合格前予約の案件はチェックボックスを使うだけで判別可能にし、他の申込と同じく情報をまとめて管理することができるようになりました。この際に便利だったのは、レポート機能などを活用して様々な形でデータを編集したり、リストを抽出できたことです。

たとえば、大家様のお名前順に物件の情報を並び替えることで、ご連絡する際のリストが一瞬で出来上がりました。また、予約をしていた方のお名前順に並び変えることで、電話がかかってきた際に素早くお客様の情報を探すことができるようになりました。

「カンバン」の仕組みで業務経験値をカバーし、対応の抜け漏れなどのミスを未然に防ぐだけでなく、顧客満足度向上にも寄与

小椋：退去の管理については、その後のフローである修繕を発注する場合、その対応の漏れがなくなる仕組みとして「カンバン」という機能を活用しました。ToDoリストのような使い方で、対応が必要なかったり、終わった案件についてはカンバンから無くなっていくイメージです。また、退去の管理以外でも、申込受付など様々な場面で利用しています。対応が必要な案件を、日付などの情報とともに一覧で見ることができるので、シンプルな運用で誰もが活用できます。自分たちにとって便利なだけでなく、新生活でご不安のある学生さんやその親御さんといった『お客様』に対する提供価値も高められていると思います。

濵野：これまでは、空室情報を紙やノートで管理して、募集情報を我々が掲載するという流れでした。こちらについても、カクシンクラウドによるリストビューで、物件の情報を出していないところがないか、一連の流れの中でチェックできたことなどがとても有効でした。このように、仕組みで未然にミスを防げるのは素晴らしいことだと思います。

田口：表計算ソフトや紙ではミスを見つけづらかったですが、「カンバン」で見える化されたことで、ミスへの対応時間も削減することができました。その結果、学生スタッフからは、繁忙期間中でも、ゆとりをもって業務が進められているという感想もいただくことができています。

マネジメントの立場では、データ集計から分析資料への活用を通じて「効果検証」できる体制に

濵野：店長という立場では、様々な集計結果をまとめることにも活用できます。仲介手数料、管理手数料などの集計を週次、月次で行う際に、各種帳票よりも簡単に集計結果を出すことができるようになりました。また、今年の申込物件の傾向なども、カクシンクラウドでグラフ作成などができるため、分析資料を作ることに役立っています。

今までのやり方と新しいやり方を融合することで生協ならではの課題解決に役立つ、新しいITツールの選択肢

濵野：私たちの成果などをお話ししましたが、これらの成果に繋げるためには、まず、課題意識を持つことからだと思います。これまでも帳票や紙、業務経験値や記憶などを使った運用で回していたことは多くあります。しかし、そこには退職などの人員の問題やアナログ業務による無駄が多くあるのではと思います。こういった点に目を向け、仕組みで改善していく方法を考えられるとよいと思っています。

小椋：既存の基幹システムで、退去修繕などどうしても手が届かない部分がある場合、カクシンクラウドが非常に役に立つのではないかと考えています。それ以外でも、自分たちの業務フローに合わせ、最適な設計をすることができますし、簡単に修正などもできるので、よりPDCAが回しやすくなります。今後は業者様とのやり取りの記録なども残し、お客様や大家様へのさらなる価値提供、業務効率化をしていきたいと考えています。今後、島根大学生協として既存の業務自体を見直しつつ、最適な業務設計をしていくことにもチャレンジしていきたいと思います。

田口：パートの方々は今までのやり方で行きたいと思う方も多いと思いますが、学生は逆にどんどん良い方法があればそれに変えていきたいと思う方が多いので、その両方のやり方ができるカクシンクラウドは学生スタッフの立場でも、大学生協に合った良い仕組みではないかと思っています。