インタビュー「顧客」単位で情報を集約。経営者と現場社員が語る「効率化」だけじゃない、働き方革新の可能性。

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は大分県の不動産会社・プロパティワコー株式会社でカクシンクラウドの導入に携わった齋藤 正浩社長（写真：右）、現場社員の皆様に話を伺いました。

データをより信頼のおけるものにしたかった

不動産業におけるデータの重要性を以前から感じておられた齋藤社長。これまでの在り方から、カクシンクラウド導入に至った背景の中で、「データをより信頼のおけるものにし、活用したかった」とお話しくださいました。

齋藤：弊社では、各部署の現場・管理の立場でデータの見方が何種類もあり、それぞれの立場では最適化されているものの、それがばらばらに管理されている状態でした。

賃貸仲介・賃貸管理の現場や、事務員、経理など、それぞれのデータが分断されていたため、データを様々な切り口で見たり、かけ合わせた分析をするのがとても大変でした。

こういった背景から、以前から経営観点で管理がしづらいと感じていました。

また、売り上げ予想を立てる上での「ヨミ」管理が甘かったため、営業担当の感覚ではなく、定義をある程度ルール化し、ヨミの精度を上げていきたいという想いもありました。

これまでは、営業担当にとって受注確度「A」としていた案件が、受注に至らないということはよくありました。それを、顧客が具体的にどのフェーズに移行したら確度が高いと言えるのかという点を考慮し、設計に組み込みました。例えば、顧客の意思表示である買付申込書まで回収できたら「A」にするなどのイメージです。

カクシンクラウドを導入することで、各部署が自分たちがこれまで通り活用しつつ、色々な切り口で情報を見ることができる様にしたいという目的を実現できました。

また、事業計画を立てる上でも、タラレバを前提とした成約単価や成約率でなく、データをより信頼のおけるものにしてしっかりと活用していきたかったんです。

カクシンクラウドの導入に対する社内の抵抗は、ほとんどなかったと思います。

元々、働き方改革の流れを受け、ある程度は紙からデジタル、ウェブ化が進んでいたこともあったかもしれません。また、これまでとのギャップを感じない様、今まで使っていた管理シートをそのままカクシンクラウド上で表現することで入力の工数などはほぼ変えず、むしろ楽になっています。

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結果指標のみを見るのでなく、業務フローを分解してシンプルに考えやすく

齋藤：過去に在籍していた会社の上司が、売り上げの結果指標だけではなく、業務フローを区切ってフローごとに評価や指導をしてくれていました。例えば契約に至らなくてもそれ自体を否定するのではなく、「ここのフローはできているけれど、ここができていなかったね」など、具体的に何を改善すべきかを明確にしてくれました。

この時、腹落ちした経験を活かし、自分でもそういった体制を作りたいと思っていました。

そのためには、営業ステータスごとに記録を残し、可視化する仕組みが必要でした。

セミナーで聞いたカクシンクラウドの「カンバン」という機能でこれが実現できると感じ、導入を決定しました。複数人が同時に作業できる点、視覚的にも分かりやすい点を含め、まさに頭の中にあったイメージそのものでした！

高い目的意識と、すぐに調べることでスピード稼働を実現

導入から稼働まで、非常にスピード感をもって進められたプロパティワコー様。実際に社内での利用促進を図った現場社員の皆様は、「導入目的を理解し、改善のイメージを持った上で業務に取り組めた点」、「サポート担当者に分からないことはすぐ聞けたこと」を理由に上げます。

現場社員：まずはカクシンクラウドを活用することで、メンバーの効率化に繋がるというイメージが湧き、そのミッションのために頑張ろうという気持ちで取り組み始めました。分からない点はすぐにカクシンクラウドのサポート担当者の方に質問しました。担当者の方から頂くお返事のスピードがとにかく早く、それによって弊社も早く対応ができたので、とても助かりました。私たちのやりたいことだけでなく、現場にいる社員の業務を理解した上で、適切なアドバイスを頂けた事がよかったです！

特に活用が進んでいる部署としては、賃貸仲介業が挙げられます。仕事や作業の流れを具体的に把握していたため「これが効率化できるな。」など、改善点が見つけやすく、そこから全社に展開できたことが大きかったかなと思います。

例えば、賃貸仲介業務においては、顧客名簿と申込の進捗管理などが店舗ごとに別々で、1つずつファイルを開かないと、お客様の状況や社内での進捗が分からない状況でした。そこで、顧客データを店舗をまたぎ、反響からお申込みまでカクシンクラウドで一元管理できるようにしました。これにより、店舗間をまたいだお客様の情報や社内での進捗を簡単に確認・把握できるようになりました。また、入力するだけで目標との差がわかるなど、可視化も進んでいます。これにより、これまではデータを入力するために開いていた管理シートが、今日何からするべきかという仕事の優先順位付けの判断をする材料として活用もされています。

お客様の来店率の向上にも繋がる、顧客データの一元化

現場社員：店舗ごとに管理していた反響簿を一元化したことで、2つの効果を実感しています。

1つ目は、お客様のデータが複数店舗で重複していても、同一人物として把握できるようになったこと。これまでは同一のお客様に、各店舗から連絡が行ってしまう形でしたが、現在は店舗横断で情報共有ができているため、一番早く連絡をした方が担当につくという仕組みに変更しました。お客様にとっては、別々店舗から複数連絡が来るといった煩わしさが解消されました。

2つ目は、この「早く連絡した方が担当につく」という仕組みができたことです。これにより営業担当者は早く連絡をするモチベーションが湧きますし、お客様には早くご連絡ができる様になりました。反響を頂いたお客様に対する返信が格段に早くなり、これにより返信率や来店率まで上がってきています。

今後は、賃貸仲介でのカクシンクラウド推進の成功体験を活かし、他の部署でも推進していくことで、部署を超えた情報の一元管理を行い、シンプルに仕事が完結する仕組みをつくれたらなと考えています。

「顧客」単位で情報を集約し活かすことで生産性は飛躍的に上がる

齋藤：顧客単位で情報を集約することで、仕事はどんどん早くなる。効率化や生産性向上もできると、その分件数をこなせるようにもなり、それだけ売上UPにつながる。

そういった好循環が回っていくのはカクシンクラウドを通じて時間が生まれるからだと思います。

ぜひ賃貸仲介・管理といわず、売買といった分野でもカクシンクラウドが今後使えるようになるとありがたいですね。そこに期待しています。

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働き方もカクシンし、女性が形を変え活躍し続けられる環境を整えたい

齋藤：これまで、多くの優秀な女性従業員の方が結婚や出産を機に、一旦キャリアを中断しないといけなくなるというケースを見てきました。産休や育休から戻ってきても、時間の制約があり、今までと全く同じようには働くことができなくなることがほとんどです。これまでは、それを仕方のないことだと思っていました。

カクシンクラウドを使うことで、「幼い子がいても営業としてまた戻りたい」という女性がいた場合、その方がまた戻ってきて少し形を変えて活躍できる環境を提供できるかもなと考えています。

会社としてお客様との信頼、データベースが蓄積できれば、過去の賃貸仲介のお客様に対して再びステージに合わせた別のご案内をメールですることもできます。
営業の中でも、そういったパスを出す工程なら時短やリモートワークでも成果がきっと出せる、こういった働き方自体を革新できるという可能性を感じています。

業務の役割分担をしつつ、成果を出せる仕組みを作ることで、形を変えて、様々な境遇の方が活躍できる場が用意できるということはとても大きなメリットだと思っています。

これから、現場の社員と一緒に、頑張りたい方がもっと続けられる仕組みをつくりたいと思っています。

今の業務で手一杯の企業にこそカクシンクラウドをおすすめしたい

齋藤：色々と活用方法などについてお話しさせて頂きましたが、一番は、今の業務で手一杯の企業さんにこそ、カクシンクラウドをおすすめしたいと思っています。前述の通りですが、カクシンクラウドを活用すると、仕事が効率化されるだけでなく、見えてくることもあります。効率化によってできた時間で、これまでやりたかったけどできていない事や、新たに見えてきたことで発生する課題に取り組める様になると思います。

実は、私も現場の社員もデジタルに強いわけでもないし、面倒くさがりです。笑

そんな方こそ、効率的に仕事ができる様になり、お客様に喜んで頂ける施策に時間を使える様になると思っています！