修繕パッケージ導入事例

修繕業務はこうやって効率化する！営業・事務双方がWin-Winであり続けるための”秘訣”：現場の声

今回は、カクシンクラウドユーザー様である大分県のプロパティワコー株式会社様より、弊社の「KAKUSHIN修繕パッケージ」に関するコメントを頂戴しましたので、原文を掲載いたします。実際のユーザー様からの、脚色なしの”生の声”をお届けいたします！

【賃貸管理部（中原様）】営業部門

＜良かった事＞

チームと個人の進捗が一目で分かるようになった

現場目線の要望を取り入れて頂き、修繕で再現頂いた事でチームと個人の進捗が一目で分かるようになりました。また「修繕」の情報を「ダッシュボード」に集計頂いた事で、自部門の数字目標・行動目標の進捗・成果が一目で分かるようになった点も大変ありがたいです。

社内評価にも活用できる

個人の売上金額目標や提案件数目標をどれだけ達成したかについても、社内評価における実績の根拠として、そのまま使えるようになった面で便利になりました。

部門間の情報共有がスムーズになった

部署間の情報共有について業務改善ができました。

経理部門との連携について

修繕を活用する前は、弊工事担当者がExcel等で売上金額など入力、経理担当者が基幹システムで請求書発行や家賃相殺処理を行うという別々のツールを使用しており、２重入力になっている事で、２部署の間で必要な情報が共有されていない事で確認作業が多く無駄な時間が発生しているという問題がありました。

しかし、工事発注時に工事担当者が、売上金額や、支払原価の金額、顧客への請求方法などの「修繕」を活用した事で、経理部門と共有すべき情報の抜け漏れが大幅に減り、ムダな確認作業が減りました。（また、入力項目の入力漏れがあると、登録画面が先に進まない仕様に変更いただき、入力漏れを無くした所、更に確認作業の手間が減りました。）

賃貸仲介営業との連携について

原状回復工事の完工日を登録、変更した時に、メール通知で自部門と賃貸仲介営業部に自動共有できる機能を設定して頂きました。その結果、賃貸管理部がいつ募集用の写真撮影ができるのか、いつから入居ができるのかをリアルタイムで把握がしやすくなりました。

＜大変だった事＞

習慣化するまでには時間がかかる

最初は自分含めチームのメンバーも「修繕」の入力漏れや操作が分からない事もあり慣れるまでに時間が掛かりましたが、当日の終礼時に当日の行動を全て入力,更新しているかお互いに抜け漏れがないかチェックする時間を設ける事を習慣化していきました。最初は慣れるまでは大変ですし、チームのメンバーも何のためにやっているのか理解してくれないかもしれないのですが、毎日、正確に入力し、データが正確になっていく事で、チーム及び個人が何をすべきかの判断が早くなり、チーム全体の業務効率が上がり、その結果、成果に繋がっていく事で、今では自分含めチームのメンバーも「修繕」を活用する事の重要性を実感していると思います。

修繕を活用するにあたって最も大切な事

「修繕」を活用するにあたって最も大切な事は、チーム全体で活用ルールを厳守し、1日単位で正確に情報を登録,更新することを習慣化する事だと思います。

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【業務管理部（甲斐様）】事務部門

工事担当者が工事発生のタイミングで登録することで事務方との情報共有ができる
既に金額が入力されてるので業者見積書（請求書）との照合に掛かっていた時間が少なくなった
以前エクセルで作成していた資料がカクシンクラウドからアウトプットできるようになった
案件の進捗が工事担当者に確認せずにカクシンクラウドで確認できるようになった
請求工事費用の入金確認がリアルタイムでできるようになった
業者への支払いリストをカクシンクラウドからアウトプットできるようになった

上記の通り（他にもあります）工事関係の業務が時短できるようになりました。
但し、正確かつ迅速な入力作業があって実現できることだと思います。

一番大事なのはカクシンクラウドに触れること（閲覧・入力等）が重要だと思います。