インタビュー「コスト削減」「利便性向上」だけじゃない、カクシンクラウド導入による「システム」＋「不動産に理解あるサポート」がもたらすメリット

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は大阪に本社を置く不動産会社・アパルトマンエージェント株式会社でカクシンクラウドの導入に携わった小江さんと、越後さんにお話を伺いました。

契約前・後それぞれの情報をしっかりと管理する必要があった

法人顧客に特化して社宅や寮を専門に賃貸の仲介を行っている同社。
賃貸仲介部・法⼈営業部の責任者である小江さんは、「法人向けは契約までの期間は短く、受注確度も高い傾向があり、契約前だけでなく契約後の情報管理もしっかりと行っていく必要性を感じている」とお話しくださいました。

salesforce導入前後、カクシンクラウド導入前後の変化

小江：お客様の契約前・後の情報管理のため、4年ほど前から弊社の賃貸仲介部門ではsalesforceを活用していました。自社開発のシステムからsalesforceへの切り替えにより可能になったこととしては、
・契約後の細かい情報管理
・店舗や拠点間の状況把握、情報共有
・情報を見える化したことで、次に何をすれば良いかの行動立案
などがあり、組織として大きな変化を感じています。

ただ、当初salesforceを導入した担当者が単独で設定を行っていたため、本人しかわからないような状態で私が同サービスの運用を引き継ぐことになりました。自分以外の他の人でも触れるようにするためには、まずは仕様から紐解かなくてはならない状態でした。隔週以上のペースでsalesforceの担当者様と打ち合わせや質問などをしていましたが、現場の業務も行いながらの設定はリソース的に厳しい所があり困っていました。
そんな状況の中で、フルパッケージのsalesforceを使いこなせていない状況や、関連アプリ
でもコストがかかっていたことから、コストパフォーマンスをもっと上げていく必要があると感じていました。
そんなタイミングで不動産特化のsalesforceであるカクシンクラウドをご紹介頂き、今後の運用負荷やコストパフォーマンスなどの観点で切り替えることになりました。

事前の擦り合わせで、システムのスムーズな移行、社内の利用者への浸透ができるかなどの不安は払拭。

小江：salesforceからカクシンクラウドへの切り替えについては、正直、不安はほとんどありませんでした。
私の立場からすると、設定の工数やコストの観点でカクシンクラウドに切り替えるメリットは大きかったのですが、現場のメンバーにとってはシステムが変わることで新たに覚えること、やらなければならないことが増え、デメリットも生じうると思います。
できるだけそういったシステム移行にともなう負担のないよう、システムの仕様変更は最小限にし、より良くできる部分だけ変更するという方針でカクシンクラウドの担当者様には相談をしていました。むしろ開発部分の支援を頂けたりもするので、切り替えに関する不安は事前に払拭できており、期待の方が大きかったですね。

様々な切り口でデータや情報を見える化、営業メンバーのモチベーションアップに貢献

小江：カクシンクラウドは様々な切り口でデータや情報を見える化することができます。これによって営業メンバーのモチベーションアップにも貢献しているんです。

営業メンバーが見るべき指標をダッシュボードで見える化することで、たとえば、これまで支店毎に完結していたメンバーの成果を、拠点を超えて確認できるようになったりします。拠点を越えて売り上げを可視化できることで、同時期に入社した別の支店のメンバーの売り上げ、行動量などを確認するメンバーも増え、切磋琢磨するようになりました。入力したデータだけでなく、集計された情報も確認できますし、日常的に様々なデータにメンバーが触れられるというのはいいことだと思います。

設定の時間が大幅に削減でき、以前より細かくデータを見える化したり、分析できるように

小江：カクシンクラウドを活用してからは、担当者様のサポートもあり、自分たちで設定する時間が大幅に削減できたので、より会社の現状を把握する見える化だったり、既存業務に集中できるようになったのは嬉しいですね。

今まで私と越後さんと2人でやっていたことを、カクシンクラウド担当者様含めて3人でやっている状態に近いですね。

salesforceで運用してきた頃より、細かくデータを見える化して分析したりする時間を捻出できるようになったのは大きいです。

越後：そうですね。あとは運用面で、より利便性を上げるためのご提案を頂いています。

たとえば、これまではお申し込み時に別のツールを使ってお客様のお申込み情報を連携、管理していましたが、これをカクシンクラウド内の機能でできています。これによって、拠点を跨いでも部門が違ってもリアルタイムで情報を確認できるようになりました。また、必要な情報を入力し直すなど二度手間だった作業を省け、特に繁忙期は助かりました。

小江：利便性でいうと、契約情報の出力を別のクラウド帳票サービスで行っていたのですが、これをシステム内の機能でできるようにしたことも大きいですね。出力はPDFからExcelになり、便利になったと感じています。

私は今の仕組みになって、むしろ好きに感じますね笑

組織として運用をアップデートし続けて理想に近づけていきたい

小江：カクシンクラウドの担当者様から頂いたご提案によって、運用改善できましたが、まだ完成形だとは思っていません。使っていく中で、現場のメンバーからも「もっとこうしたい」といった要望は出てくると思います。今後、そういった声をきちんと拾えるようにし、良い意見はどんどん採用し、取り入れていきたいと思います。

また、今後は弊社の管理側の人たちにも、カクシンクラウドを使ってもらえたらと考えています。同じシステムを使っていれば、不動産仲介部と管理部の間のコミュニケーション、動きを、もっと活発にできると思っていますので、組織全体でリソースを最適化できれば、よりいいなと感じています。

営業の成果のばらつきが大きい組織にこそおすすめしたいカクシンクラウド。データを活用し、再現性を持たせることが可能に。

小江：営業の売上金額といった結果指標だけでなく、行動量などのプロセスも可視化すると、結果に対する要因を分析することもできます。そして、次に何に労力を割くべきなのかを把握することができます。次のアクションが明確になり再現性が生まれる。

また、営業メンバーだけではなく、役職毎に見なければいけない指標を確認できる様な設定をすることで組織全体で活用もできると思います。

ぜひ「アナログ」な管理してるかもという不動産会社様にはカクシンクラウドのようなITツールはオススメですね。

不動産業界×CRMやシステムの知識があるサポートがもたらすメリット

小江：これは導入する前にあまり想像してなかったんですが、カクシンクラウドは、コストの削減もさることながら、不動産業界とCRMの運用知識が豊富なサポ―ト担当者様が付いてくれることが魅力だと思います。この価格で、「システム」＋「不動産に理解がある担当者様のサポート」が付いてくる、これは本当に大きなメリットだと感じています。

以前だと、エンジニアの方と話していると設定含めて「そうじゃないんだよなぁ・・」とストレスに感じることが結構あって、認識合わせも大変でした。

越後：私も小江さんと同意見なのですが、質問に対するピンポイントの回答だけでなく、業務全体の流れを把握頂いているからこそのアドバイスも併せて頂いたりしたことも多々あるので、とても助かっています。設定する立場としても、サポートしていただける幅がとても広く、ありがたいですね。

小江：我々の状況や要望を踏まえて、不動産の理解がある立場からサポートや提案をしていただいているので、安心感をもってsalesforceからカクシンクラウドへの切り替え導入をすることができました。

それもあって、既存の仕組みを尊重してもらいながら、スムーズにカクシンクラウドへの切り替えができたのではないかと思っています。

これからもカクシンクラウドの担当者様含めて、カクシンクラウドを通じて会社の仕組みをより良いものにしていけたらなと思います。