インタビュー課題と向き合い、システムを形骸化させない社内推進者の情熱と工夫！〜ランド・ジャパン　全社の挑戦〜

不動産賃貸管理における一連の業務フローを「見える化」し、効率化をめざすクラウド型賃貸管理CRMシステム「カクシンクラウド」。カクシンクラウドを日々活用している現場では、導入を通してどのような“革新”が生まれたのでしょうか。

今回は、ランド・ジャパンの橋本社長、吉田常務、カクシンクラウドの導入に携わった、佐藤さん、菅野さん、橋本（博）さんにお話を伺いました。

吉田常務：ランド・ジャパンでは賃貸管理を中心に事業を展開しており、現在2,100世帯を超える自社物件を含め一般オーナー様の管理業務を遂行しております。また、当社は賃貸と売買両方の業務を行っておりますが、割合としては賃貸の割合が多くなっています。

ピタットハウスに加盟し事業展開していますが、当社は2018年と2021年にピタットハウス最優秀店舗賞を受賞することができました。

属人化した業務プロセスから脱却　データベース化と情報共有の仕組み構築への挑戦

佐藤： これまで抱えていた課題は、業務の可視化でした。業務がどこまで進んでいるのか、何をしなければいけないのかが全く見えない状態でした。

具体的には、進捗状況のブラックボックス化により各担当者の頭の中にしか情報がなく、進捗が見えないことで対応が遅れ、二次クレームの発生や確認の時間がかかる状況が生まれていました。また、属人化による問題として、担当者が休むと業務が止まってしまい、問題が表面化するまで気づけない状況にありました。

橋本社長： 不動産業界は30年遅れていると感じています。残業が非常に多く、属人的な働き方が当たり前でした。ある会社のベンチマークで稼働しているカクシンクラウドを見た時に、「これで仕事を可視化して残業時間を短縮できるのでは」と考えました。

吉田常務：カクシンクラウドの話を最初に聞いたときは、システムエンジニアもいない当社で導入できるのかなと思っていました。ただ他の導入企業の話を聞き、当社が抱える属人化、そこから生まれる疲弊感で退職につながってしまうというサイクルをもしかしたら止められるかもしれないと思い、導入検討を始めました。

 以前の管理体制は完全に属人化していました。退去清算は退去清算のみ、保険更新は保険のみという縦割り体制で、基本的にExcelで朝礼資料を作成していました。基幹システムからCSV出力したデータを手作業で集計していたため、データの漏れや古い情報の使いまわしが頻発していました。

賃貸業務から稟議まで、全社的なワークフロー管理を実現

佐藤：カクシンクラウドの主な活用シーンとしては、まず賃貸業務フロー管理があります。申込みから鍵渡しまでの一連の流れを進捗管理しており、部署間の業務受け渡しも可視化できています。各工程でやったかやってないか、いつやったかを記録できるのが非常に便利です。

次に退去からリフォーム完了までの管理です。退去受付から次の入居準備完了まで、リフォーム工事の進捗管理も含めて一元的に管理しています。

さらには、稟議書のデジタル化も大きな変化でした。従来の紙ベースから電子決裁へ移行したことで、承認プロセスを大幅に効率化することができました。

これらの業務プロセスの管理においてはKanban機能を有効活用しながら、進捗状況に応じて1週間、2週間、1ヶ月後経過すると色が変化するため、視覚的に案件の進捗度合いもわかるようになりました。

カクシンクラウドではチャット機能も案件に紐づいた形でスタッフ間のやり取りができるため、情報が散逸することがありません。

また、カクシンクラウドのダッシュボードを活用して、今までスプレッドシートで作成していた実績管理や会議資料の再現を行いました。各部署の年間実績に対する進捗率や、月次、四半期、半期の詳細データ分析がリアルタイムでできるようになったため、各部署の状況、会社全体の売上進捗など全員で共有することができるようになったのは非常に大きいです。

菅野： 以前はチャットツールで他部署への依頼や業務管理をしていましたが、チャットは使えば使うほど流れてしまい、案件を追いづらい状況でした。カクシンクラウドのKanban機能では、ステータスを移行しない限り必ず残るので案件が埋もれることがなく、他部署とも案件に紐づいた形で状況の確認ややり取りができるため、業務管理において非常に改善した部分だと感じています。

導入当初の挫折から、現場モチベーションを高めた社内推進者の情熱と工夫

橋本社長： カクシンクラウド導入の中で、佐藤・管野　この推進委員2人の情熱が重要な役割を担ってくれました。実はカクシンクラウド導入当初は思うように活用できていませんでした。ただ、それを「助走期間」と捉え、諦めることなくしっかりと社内で活用してもらうために、佐藤・管野の2名にリーダーとして社内推進をお願いしました。今ではこの「助走期間」は決して無駄ではなかったと感じています。

佐藤： 導入当初はやりたいことが溢れて情熱が先走り、機能を盛り込みすぎていました。しかし、実際振り返ってみると現場が誰もついてきていない状況だったのを覚えています。そこで一旦ストップして、より「シンプル」に、カクシンクラウド内の項目数を大幅に削減し、現場の負担にならないレベルまで入力項目を少なくし、リスタートしようと考えました。最近では、現場の方から「こうしたい」という要望も上がってくるようになりました。一度立ち止まり、活用状況を見つめ直すことができたのはとても大きかったと考えています。

菅野： 私はカクシンクラウドのような仕組みは絶対に社内で必要だと考えており、毎日のログインを習慣化するため、社員全員に朝と夕方に声かけを継続しました。「ログインしないと業務が進まない」という状況を作りだし、実際に活用メリットを実感してもらうことで、現在では自発的に使ってもらえるようになりました。

吉田常務：推進者の2名が提案をしてくれて、月1回の社内会議の際に、カクシンクラウドのレクチャーを率先して行ってくれています。その後に社内アンケートも実施して、理解度なども現場側にヒアリングしながら次回に活かしているのがとても心強いなと感じています。

カクシンクラウドがもたらした業務改革と働き方改革

佐藤：カクシンクラウドを導入してから、業務の抜け漏れが大幅に減り、それによって二次クレームも削減されたと感じています。また、部署間の連携がスムーズになり、業務の引き継ぎが円滑になったことも大きな変化です。以前はスプレッドシートを利用して手作業で行っていた朝礼資料の作成も自動化されました。

菅野：案件に関するすべての情報が一元管理されるようになったため、上司が部下の進捗状況を簡単に把握できるようになり、業務の全体像を把握する時間が大幅に削減されました。

橋本（博）：経理の部署としては稟議書などの紙業務がデジタル化されたことで、ペーパーレス化が進んだのは大きかったと感じています。

橋本社長：導入前は平均して夜9時、10時まで残業している状況でしたが、今は社員が定時の6時に帰宅できるようになり、残業時間は約5分の1に減少しました。社員が笑顔で定時に帰る姿を見るのが何より嬉しいです。

業務処理にかかる時間が正確に予測できるようになったため、オーナー様への提案時間を十分に確保できるようになりました。これにより、ただ問い合わせに対応するだけでなく、こちらから積極的に提案を行えるようになっています。

また、個人が抱える課題に対して、個人を責めるのではなく、「なぜこの業務が滞っているのか」をチーム全体で考える風土が生まれました。社員同士の懇親会も増えるなど、働き方改革の成果を実感しています。

現場の声を反映した、ワークデザインの伴走型サポート

佐藤：カクシンクラウド担当者の方がバックにいてくれるという安心感が何より大きかったです。社内にシステムエンジニアがいなくても、無理難題を伝えても、「何とかしてくれる」と信頼しています。細かい要望にも一つ一つ丁寧に対応していただき、私たちの理想通りのシステムが完成してきているのを実感しています。

菅野：現場のレベルに合わせて会話してくださった点が非常に助かりました。システムエンジニアの視点からではなく、現場の視点に立って一緒に改善に取り組んでいただけたことに感謝しています。

橋本社長：オンラインだけでなく、わざわざ現地まで来て、現場スタッフとの距離を縮めていただいたことに深く感謝しています。

吉田常務：導入当初の稼働がうまくいっていなかったときは厳しい言葉もかけてもらいました。今では現場、推進者とカクシンクラウド担当者さんとの掛け合い、連携を見ていて、とてもありがたいなと感じています。

経営戦略と従業員満足度を高めるためのカクシンクラウド中長期ビジョン

佐藤：私たちは数年後を見据えたカクシンクラウドの中長期計画を立てており、最終的には経営戦略にまでカクシンクラウドを役立てたいと考えています。業務の可視化と実績の一元管理を進めることで、お客様の満足度向上とサービス品質向上を目指して、スケジュールを立てて日々取り組んでいます。

※実際のインタビュー中に、ランド・ジャパン様で作成されたカクシンクラウド中長期計画のスライドをご紹介いただきました！

橋本社長：佐藤が示したカクシンクラウドの中長期計画に基づき、私は近い将来残業ゼロを目指し社員の給料を毎年ベースアップしていき上場企業以上の平均年収を出せる企業になるという目標を従業員全員へ公言しております。

会社全体、そしてチームとして成果を積み重ね、その成果をしっかりと社員に還元し「努力が報われる環境」をつくることで平均年収の向上という目標が実現できると考えています。

規模は関係ない！カクシンクラウド導入で解決できる、企業の課題とは？

橋本社長： ベテランがいない若い方が多い会社や、これから効率的にチームで業務を進めたいと考えている会社に特にカクシンクラウドをおすすめしたいです。会社の規模に関係なく、効率的な経営を目指す企業であれば導入していただけると思います。

吉田常務： 人数が少ない会社ほど、このシステムの効果を強く感じられるのではと思います。会社の規模が小さいうちにカクシンクラウドでしっかりとした土台を作れば、会社が大きくなったときに確固たる基盤となると思います。

佐藤： 業務の進捗が見えにくい、部署間の連携に課題がある、お客様からの指摘が多いといった企業様にぜひ試していただきたいです。ただし、現場の従業員のモチベーションと「会社を良くしたい」という意識が非常に重要になりますので、諦めずに取り組んでほしいなと思います。

菅野： 顧客満足度の高い対応をしたいけれども、進捗管理がうまくいかないという方々にもおすすめです。カクシンクラウドを使うことで、徐々に自分で進捗管理ができるようになります。

橋本（博）：カクシンクラウドを活用することで、社内の業務フローを「標準化」できることが大きなメリットではないかと感じています。